在5S框架每個實體的職責

定義框架的每一級的活動和責任

更新日期: 2015/12/01

序幕

有時我們會聽到批評〝5S一個小時就足以上完了〞,為何我們(醫品部)要如此擴大?好的,如果你安於目前的作法,那很好─持續去做!

然而,我們認為〝5S〞並不是一次的課程,而是一種牽涉到學習新的習慣、自律且團隊參與的生活型態。 考慮到這點,我們基於本院 TQM 訓練(外部、內部顧客的滿意度,服務態度、關鍵時刻、團隊資源管理、持續改進措施),已經規劃了一系列個人及團體的訓練計畫,將 5S 推廣到個人、部門及全院層級。

問問自己:在你去吃早餐前,你是否總是讓你的臥室維持整潔?在你上班前,你是否總是維持家裡乾淨? 如果你有孩子,你的孩子是否維持房間整潔?是否你的房間總是很髒,或只當你大掃除的時候! 當你工作中離開辦公桌時(不論是午餐或晚上下班),你個人的空間(桌面及周邊環境)是否整潔? 部門內每個人都可使用的公共空間─是否你有參與快速清潔活動,如關燈、關電腦及其他節省措施? 當你去旅行及待在旅館的時候呢? 你是否有考慮到清理你房間的員工,所以你將毛巾掛在浴室且將垃圾投進垃圾桶或者你只是讓你所使用的每樣東西散落於房間內?

這些都反應你個人道德及責任感:對你自己、對你家人、對你的工作夥伴、對其他人。 所以我們有一句格言「人人有責」。 我們有一部核心教學錄影帶〝眼光能殺人〞強調行為不是天生的,是可改變的屬性:

  • 態度影響態度:別人對你態度是怎麼樣對待人的寫照。
  • 可以選擇你的態度,對人的態度不是天生的每次應付客人都可以選擇,你的選擇有助或阻撓事件的進行。
  • 你可以用你的態度幫事件進行,言語上稱呼對方,和他打招呼外表上留心,和關注眼神和姿勢。

各個角色的指定責任

初學者﹝菜鳥、新兵﹞

任務

  • 熟悉 5S 的基本概念。
  • 實現了5S在你有控制(個人工作區)的環境。
  • 協助維護公共區域。

作業辦法

保持你個人工作區的整潔,讓每一天,當你來上班,你會感到神清氣爽、整裝待發。

確保你部門的即興遊客具有相同的清新感受。

制定離開辦公室前整理你的個人工作區(桌)的習慣(在午餐時間、會議、下班回家),返回用過的工具到其指定的位置,並檢查所有的電腦和電子設備斷電。

在你單位協調人的指示下,作為一個積極的成員。

參考文獻:

單位內負責 5S 的單一窗口(種子)

理念

為了一個部門內推動 5S ,最好特定一位人作為負責日常管理。 我們把此協調人稱為「單位 5S 種子」,簡稱【種子】。 我們建議部門的每位成員都有機會成為種子,因為雙重利益衍生於提高成員的合作,並減輕協調員的負荷。 該部主管可以考慮每年訓練一兩位​​成員,直到所有成員都完成了基本訓練, 然後輪換成員,讓每個人只需要執行此任務為一年,此後他可以移交給別人。不應該永遠由最新的、最年輕的員工擔任。

任務

  • 在單位/部門內宣傳5S
  • 安排部門接受5S現場訪查

作業辦法

  • 種子對於部門 5S 的推動扮演舉足輕重的角色
    • 必須制定部門內 5S 推動制度,且合理分區、分工給部門的同仁。可依 5S 進度自評表及「紅牌大作戰」培訓影片的內容, 規劃單位 5S 的推動進度與藍圖。
    • 每天檢查個人的工作區(當員工離開位置,如中午休息或下班),並給回饋對於什麼做得好、哪些可以改進。
    • 每週檢查部門的共用區域,且趁此機會輔導成員且鼓勵大家積極參加 5S 活動。
    • 留存相關的 5S 推動紀錄。
  • 必須每年安排自己隸屬的單位一次接受「實地訪查」,訪查前由種子負責安排實地訪查相關事宜,包括:
    • 與排定的 5S 促進師(領隊)協調實地訪查日期與時間
    • 實地訪查時部門要用的簡報以及協調報告者(不一定由種子擔任)
  • 實地訪查當天:
    • 協助報告者(不一定由種子擔任)
    • 安排單位嚮導,以利實地訪查作業的進行
    • 實地訪查開始時,網上從合格的促進師列表中,點擊那些促進師到達且哪位當領隊,並請他們確認
  • 實地訪查後一週內,召開單位 5S 會議:
    • 針對促進師的建議,討論是否納入下次計畫
    • 上網填寫實地訪查匯報。填寫內容說明如下:
      • 「進度報告」:內容須著重於針對上次單位 5S 的執行情況
      • 「改善程度」:自評是否完成上次改善作業:沒實行、未完成、都完成(三選一)
      • 「未來計畫」:內容須著重於針對促進師的建議做出回饋,擬定未來一年欲完成的項目,預計如何進行。不執行的建議或執行上的困難,釐清原因。
      • 「領隊表現」:從種子的立場評估考察團領隊的服務,包含訪查前的協調,以及訪查時管理團隊成員的行為(五分法)
  • 隨時上網查詢實地訪查結果,讓單位同仁知悉
  • 確認 5S 種子獲得的得分。瀏覽其他單位協調員報告來了解什麼是最佳的實踐報告。

參考文獻:

院內跨單位推動 5S (促進師)

理念

5S 促進師的任務在於進行跨單位的實地訪查,在這個活動過程中,輔導其他單位 5S 的推動並給予建議。促進師分為兩個階級:「永久資格」和「現役」。

  • 永久資格促進師:為了取得促進師資格,學徒必須完成所有下層(新兵、單位種子)的要求,再著手履行先決條件才參加促進師研修營。這些步驟後,學生將被註冊為已完成促進師培訓,成為一名「永久資格 5S 促進師」。這個認證是永久性的,並持續有效,不必重複訓練,即使該工作人員目前不在實地訪查節目活躍。
  • 現役促進師:我們理解和同情許多員工在日常工作中都非常忙碌,無法投入更多的時間來 5S 活動。 然而,我們的培訓計劃也旨在維持醫院的環境,所以我們鼓勵員工內省且與單位主管協商,考慮踏 5S 晉升的階梯。 實現註冊為永久資格促進師後,員工選擇是否參加當年的實地訪查計畫。如果他決定參加,他必須先出席「自己知悉來年 5S 有何變化」的繼續教育講座(或在電子學習網完成它),並當年完成三次有效實地訪查(不可訪查自己單位);「有效」意味著獲得「C」級或更好的資格。如果他這樣符合條件,他就成為一名「現役 5S 促進師」,且次年可以從網站下載一年有效的證書。

任務

  • 協助你自己單位的 5S 種子,並積極參與你部門的 5S 計畫
  • 參與自己醫院其他部門的實地訪查
  • 現役促進師可參與額外的活動:
  • 擔任您醫院5S推動組成員

作業辦法

  • 對於要成為〝現役〞的 5S 促進師需要以下條件:
  • 訪查當天及次日,上傳你的訪查報告以利單位進行瀏覽及討論
  • 監測網站上實地訪查評論結果,並確保你的報告取得的分數。研究其他促進師的報告以改善你自己的報告風格,並確保你的報告達成「C」以上的分數。

參考文獻:

指導醫院遵守5S條件(教練)

理念

教練的作用是在您醫院作為醫品部的本地代表,監測活動,以確保遵守5S計劃。進而,教練還在必要時給出額外的,個性化的指導。

像促進師一樣,作為教練的認可只需要完成一次; 這意味著5S教練提供連續性和穩定性,以彌補5S委員會成員的年營業額。教練提供經驗,幫助新委員會成員和新委員會主席召開有效的會議,並更加成功地在整個醫院推廣5S。

此外,教練還提供關於培訓課程中相關的技巧演練,特別是TRM的團隊管理技能。 雖然TRM的理論在許多講座或數位學習網中教導,但無法讓所有學員都參加總院OSCE中心相關技能的機會。因此,5S教練在自己醫院舉行這些角色扮演練習中發揮關鍵作用。

任務

  • 輔導及監管推動組的作業
  • 評論其他醫院的5S推動組季報
  • 在您醫院的5S計劃中實施TRM概念
  • 進行其他醫院的訪查及觀摩
  • 實地訪查後一週內部門要開會討論如何線上回應:教練參加、輔導

作業辦法

  • 輔導及監管推動組的作業
    • 在年初協助移交,且在新成員加入委員會並由一位新的主席擔任該職位時,提供管理的連續性。使成員知悉委員會成員的職責,並確保主席了解他的職責。支持主席做決定、分配工作、以及解決衝突。
    • 監督推動組如何評估在線的實地訪查報告(單位種子、訪查促進師),且是否輔導表現不佳的人員。提示推動組成員在規定的期間內完成評估的工作。
    • 教練與委員會成員舉辦多次檢討會,將推動組的結果與醫品部提供的在線分數進行比較。使用所有醫院的例子討論一個好的報告的要素。教練 舉行練習課程,由委員會成員重寫在線報告以改進其內容。
  • 評估其他醫院5S委員會的季度報告。每家醫院的5S委員會向醫品部網站上傳季度報告。每位教練對每份報告(不包括自己醫院的報告)進行評分,並提出改進建議。與其他教練討論研究結果。
  • 在您醫院的5S計劃中實施TRM概念
    • 基本TRM理論課的七個模塊曾經連續兩年舉行(2010〜2012),然後將視頻放在院內數位學習網。我們的5S輔導醫院中有些醫院無法使用彰基的數位學習網。再者,在原來的講座中有些翻譯需要更新。因此,教練應該在自己的醫院重複講課,修改講座材料以滿足自己的需要,並有時間回答學生的問題。
    • 在您自己的醫院裡運行TRM技能培訓課程(OSCE)。理論類只是TRM材料的一部分; 需要練習課來學習TRM課程中倡導的新技能。如何領導一個團隊,以及如何處理意見和對抗的差異是團隊領導和團隊成員的必要技能。教練應該使用自己醫院的OSCE設施,根據每個TRM模塊的內容運行訓練。
    • 監測在實地訪查期間TRM原則的應用。5S促進師有最好的機會學習團隊管理(TRM),因為他們參加部門現場訪問,並且否定的批評是不允許的。教練審核在線訪查報告,評估TRM的幫助(或遇到的問題)。教練在TRM理論課和OSCE課中使用這些發現。
    • 教練把每次訪查的「領隊」進行評級,其評級聚焦於領隊如何將TRM概念應用於現場團隊管理。
  • 教練與醫品部帶領的教練團一起前往5S計劃中的其他醫院,觀察5S是如何實施的。這樣旅行是觀察和比較其他教練和5S委員會,與他們網絡,交流想法和享受同伴的團契的機會。

參考文獻:

實施跨醫院的5S講座(講師)

理念

為了克服由醫品部設計和運行所有課程的瓶頸,我們正在創建一群訓練有素的講師,他們可以在自己的醫院以及在每年跨醫院的訓練營中管理5S計劃的教學活動。

任務

  • 設計教材
  • 提供講座
  • 監測有效性

作業辦法

  • 教材。在需要時審查和修改教材,將教具與個別講師的需求相匹配,並在必要時更新新想法。結合技術創新(例如互動遠距教育、視頻、語音到文本等)。
  • 每年1月在培訓營中派遣講師。這些包括以下任何或全部:新兵(菜鳥)、單位種子、新的促進師、繼續促進師復習課程、5S推動組成員入會者、教練、甚至新的講師。講師還代表我們的5S計劃指揮中心響應其他組織的請求,讓講師在其他地方舉辦課程。
  • 多樣化培訓的方式:現場演講、醫院內數位學習網、遠距教育、交流會、工作坊、研討會、講習班等。
  • 監測有效性。設計方法來確定學生的反應和培訓計劃的有效性。獲取有關如何改進方法的回饋和建議。專注於學員掌握技能; 避免通過記憶學習,但促進理解。

參考文獻: