5S 培訓和評估

每個5S階段的培訓和評估細節

各個角色的培訓心術

認可以往的經驗 (RPL)

在評估進階訓練的資格時,只有講座課程(而非數位學習)可受到認證。 進而,在 2014 年起,我們優待一套額外的能力評估機制, 認可以往的經驗 (Recognized Prior Learning, RPL)。 這可用來取得更進階訓練計劃的資格,代替「課程」培訓(如:訓練營)。 但是,這不能作為「技能」面要求的認可(如撰寫種子的部門報告、或進行促進師實地訪查),因為,無法保證其他地方的方法符合我們的訓練規劃。

如何申請 RPL

為正確評估人員現階段具備之資格,申請 RPL 認證者敬請準備您的

  • 工作履歷(內容包含相關工作經歷、職稱、工作內容…等資訊)
  • 相關認證證書
  • 學協會或其他單位5S課程、研討會或研習營之修業證明
  • 其他佐證資料(如舉辦院內5S推廣、競賽等活動…等可證明您目前具備5S相關知能之證明)

檢具上述文件後送交醫品部,醫品部將會依據您的申請資料進行評估,並於評估後通知您現階段所具備之資格。

初學者﹝菜鳥﹞

目標學員

  • 所有員工。教室大,可容納很多人,讓新進員工取得機會參與此入門級的基本訓練。
  • 資深員工。歡迎其他員工(也許過去沒有機會參與的)。

課程

  • 5S新兵訓練營:這利用醫院部門推動例子作為 5S 運動的總覽。
    課程都同步直播且以數位即時錄製系統 (Electronic Advanced Recorder, EAR) 拍攝下來,後續置於數位學習平台。

實踐

  • 5S 概念應用到自己可以控制的活動範圍(個人辦公桌、停放車於停車場、等),
  • 成為一名積極成員在自己屬於部門的種子領導下維護部門的公共區域。
  • 使 5S 成為一個習慣,適用於所有的活動(含自己的家),不僅僅是在工作時間內。

認證

下列的任一項:

  • 5S 新兵訓練營(親自參加現場於總院)
  • 5S 新兵訓練營(遠距教學)
  • 5S 新兵訓練營(數位學習網)
  • 初學者﹝菜鳥﹞(RPL)

參考文獻:

常見問題

問:我不是彰基體系的一員,也不是您輔導的醫院,但我對 5S 真正感興趣,你的課程看起來很有趣。我怎樣才能參加?如果是,我需要怎麼註冊?

答:這堂課是向所有人開放的,我們歡迎來自其他醫院的學員。課程是免費的,而閱讀材料登陸在我們的網站,所以為了控製成本,同時也為保護您的隱私,我們不提供註冊制度。然而,且僅您可接受的,你不妨提前通過電子郵件聯繫我們,以確保座椅,並且如果有任何變動(時間或地點)讓我們能夠通知您。該聯繫人綽號為「熊貓」。


問:我是彰基體系(或輔導)醫院的員工,我需要註冊嗎?

答:只要有空位,歡迎大家參加;但如果為了品質獎勵想取得分數,或未來想接受進階版培訓,事先網上註冊,且當天刷入、刷出證明您在場的時數是必要的。


問:我在體系分院上班,到總院很遠。我們這裡可以看到總院的數位學習網以及遠距教學的直播嘍!我人一定要親自到總院上課嗎?

答:如果你是在最近才加入了我們5S培訓計劃的醫院,我們建議您確實到總院享受現場的經驗,並認識其他同事。否則,從2015年開始,我們考慮到了信息技術的進步,並決定通過遠距教學在自己的醫院來識別考勤(您視聽現場廣播,但在自己醫院登錄和退出)。如果您無法參加現場演講,你仍然可以數位學習網完成該模塊取得資格(以數位學習網方法可以符合規定,但並沒有時間的分數,因為難以客觀地評估所耗的時間)。

單位內負責 5S 的單一窗口(種子)

目標學員

  • 輔導集團醫院的現任員工,進而該醫院參與此 5S 推動計劃。
  • 有資格的現任員工,且由單位主管推薦的。

先決條件
必須滿足下列所有條件

  • 已完成了「初學者﹝菜鳥﹞」培訓
  • 由單位主管推薦的。

如何申請培訓

  1. 由學徒在醫品部網站確認資格
  2. 由主管推薦給醫品部
  3. 由醫品部負責幫學徒完成報名手續
  4. 上課時,由學徒自己負責刷卡報導作業

課程

  • 5S單位種子訓練營
    課程都同步直播且以數位即時錄製系統 (Electronic Advanced Recorder, EAR) 拍攝下來,後續置於數位學習平台。 2015 年起,接受學徒不親自出席課程,且以數位學習網完成之。

實踐

  • 制定部門內 5S 推動制度,且合理分區、分工給部門的同仁。可依 5S 進度自評表及「紅牌大作戰」培訓影片的內容, 規劃單位 5S 的推動進度與藍圖。
  • 每天檢查個人的工作區(當員工離開位置,如中午休息或下班),並給回饋對於什麼做得好、哪些可以改進。
  • 每週檢查部門的共用區域,且趁此機會輔導成員且鼓勵大家積極參加 5S 活動。
  • 留存相關的 5S 推動紀錄。
  • 必須每年安排自己隸屬的單位一次接受「實地訪查」,訪查前由種子負責安排實地訪查相關事宜。
  • 實地訪查後一週內,召開單位 5S 會議檢討收到的建議。
  • 實地訪查後一週內,上網填寫實地訪查匯報。
  • 確認 5S 種子獲得的得分。

認證

  • 完成初學者﹝菜鳥﹞的新兵研修營(親自上課、刷卡參加直播、數位學習網任一方法都可)。
  • 完成種子訓練營(親自上課、刷卡參加直播、數位學習網任一方法都可)。2013 年或更早領取促進師證書的學徒根據認可以往的經驗(RPL)規則視為與種子相等經驗。
  • 完成相關影片(紅牌大作戰)。
  • 負責安排一次自己單位的實地訪查:
    • 實地訪查後把部門討論的計劃網上匯報
    • 成回報每個項目,且取得 C 級(含)以上評價。
    • 評價受評時領隊的表現,且網上寫回饋文章

符合任一上述種子結業條件者可以從網上下載證書,不限制有效時間(一輩子的經驗)。為了成功下載,需要先提供護照的彩色照片,且保證你上班的醫院人事管理系統正確地提供你的(護照)英文、中文姓名。

種子各項目評估方法

「進度報告」和「未來計畫」的項目單獨評估,然後從結果中創建一個總分:兩個項目都必須達到 C 級以上, 進而點選「追憶完成情況」及「評價領隊表現」,否則此次種子匯報視為【不完成】。 種子必須完成兩次認可報告,才有資格晉升到促進師。如果一年內未完成,就跨年繼續。

 等級  過去進度報告  未來計畫內容
  A (優) 符合 B 項,且內容值得他部門仿效   符合 B 項,且內容值得他部門仿效
  B (良)   針對促進師的建議及單位前一次所擬定的未來計畫具體說明施行狀況,及遇到的困難   針對促進師的建議做出決議,具體的指出未來可能做法及不施行的原因
  C (可)   針對促進師的建議及單位前一次所擬定的未來計畫說明施行狀況,但不夠具體   針對促進師的建議做出決議,但未具體的指出未來可能做法
  D (差)   未說明自己單位從上次實地訪查到這次實地訪查,單位5S執行狀況或內容過於精簡   拷貝促進師的建議或未針對促進師建議做出回應
  E (劣)   未上網輸入   未上網輸入

評分方法

  1. 裁判以上述項目別評估基準評價兩個文章(進度報告、未來計劃),各給 A (優)~ E (劣) 的分數。
  2. 接下來,倆個分數合併算總和
    • 兩個文章分數同等時,如 [AA],總分數就是那等 [A]
    • 分數不同等時,如 [BA],總分數為其中最低 [B]。
    • 如果點選項目【改善情況】與【領隊表現】任一未完成,分數符號後加負字,如 [C-][B-][A-]:無論如何(A、B、C),此類結果視為〝不完成〞。
  3. 成績要取得 [C] 級(含)以上,且沒有加負字,才完成此次種子任務。以這種方式,可以積累點您的「種子結業證書」

常見問題


問:我們部門沒有一個受過訓練的種子。是否沒辦法參加實地訪查活動?

答:為了避免部門無法參加實地訪查(如種子放假不在場、尚未有人培訓等),網上系統允許部門任何現任員工臨時輸入種子該負責的項目。在【實地訪查結果】網頁,可以查出鍵入的成員。應該部門內協調,且安排誰做,但是否取得認證須依此規章判斷。


問:我去年連續兩天參加新進人員及種子訓練,當然沒有間隔半年,但今年已經做過兩次實地訪查當作單位的種子。是否可以被認證?

答:以【RPL】規則判斷


問:我今年已完成兩次種子的任務,但分數不夠入圍促進師後補。怎麼辦?

答:應部門內協調,在給您機會當種子(跨年也可)。經驗累積評估。


問:實地訪查時,點擊考察團的成員及上傳部門報告的人不同,如何認證?

答:因評估網上報告的內容,從而上傳的種子得分。


問:實地訪查時,忘了點選領隊,無法評估【領隊表現】。怎麼辦?

答:點選領隊及評估領隊表現都是種子任務。要完成才及格(你不能訪問後解決這個問題,你必須額外安排你部門的實地訪查,且由部門同仁允許你再一次當作單位種子,並你要確保該條款)。

院內跨單位推動 5S (促進師)

目標學員

  • 已完成了促進師培訓「先決條件」
  • 渴望自我提升,並致力於 5S 實地訪查活動

先決條件
必須滿足下列所有條件

  • 完成 5S 新兵訓練
  • 完成 5S 種子訓練,以及一次有效的實地訪查
    「有效」意謂著種子線上報告的每個部分都獲得「C」級或更好的評價,並且該種子完成評價訪查團領隊當時的表現。

如何申請培訓

  • 線上確認你自己的資格(滿足所有先決條件)
  • 作出承諾,你將完成全部培訓課程,其中包括三個有效的實地訪查
  • 與你的部門主管諮詢,並為您的工作日程安排,這樣您就可以參加一月份的訓練營,並在同一年三個實地訪查
  • 與你的部門主管協調,使你的名字在主管十二月呈現給醫品部申請人為一月促進師訓練營名單上。

課程
訓練一年的過程中,必須完成所有下列項目

  • 促進師訓練營
  • TRM(團隊資源管理)系列講座(共七章)
    這門課程只需要完成一次。學員也許在開始促進師訓練之前已經完成了,或者在訓練那年中步步完成。
  •  
  • 「自己知悉來年 5S 有何變化」的繼續教育講座
    獲得「永久性5S促進師」資格隨後的幾年,如果想取得「現役」促進師的證書就必須先出席「自己知悉來年 5S 有何變化」的講座(或在電子學習網完成它),再當年完成三次有效實地訪查。

實踐

  • 在訓練營的同一年,作為訪查小隊的成員完成3次有效的實地訪查。
    「有效」意謂著促進師線上報告的每個部分都獲得「C」級或更好的評價,並且該促進師完成評價訪查團領隊當時的表現。
  •  
  • 額外的選擇是自己當作訪查團的領隊(至少一次)。
    為了認可作為「促進師」,這並不是必須的;然而,由於我們把 5S 運動作為學習管理技能的框架,更高層次的訓練(推動組、教練、講師)確實需要它。

認證

  • 永久資格促進師
  • 完成 5S 促進師訓練營
  • 在訓練營的同一年,完成三次有效的實地訪查(由下面表二和表三決定是否獲得「C」級或更好的評價)
  • 完成 TRM 系列講座(共七章)。
  • 一旦上述要求得到滿足,學生被添加到數據庫中作為「永久資格 5S 促進師」。
    次年,學生也符合「現役」5S促進師]的條件,可以從本網站下載一年有效的證書。
  • 現役促進師
  • 具有「永久資格」的促進師
  • 完成「自己知悉來年 5S 有何變化」的繼續教育講座
  • 當年完成三次有效實地訪查(不可訪查自己單位);「有效」意味著獲得「C」級或更好的資格
  • 如果他這樣符合條件,他就成為一名「現役 5S 促進師」,且次年可以從網站下載一年有效的證書。

促進師綜合評分基準

針對 5S 促進師填寫的內容,5S 推動組會定期審核內容的品質,並給予由A~E 級不同的分數,各級說明如下:

表二、促進師綜合評分基準
等級 評分基準
A (優) 符合 B 項,且內容為全院標竿,值得作為促進師之楷模
B (良) 符合 C 項,且明確指出單位的問題並提供具體的建議給單位參考
C (可) 完整填寫讚美、建議與吸取的教訓
D (差) 未完整填寫讚美、建議與吸取的教訓,或內容過於簡化
E (劣) 只進行單位訪查,但無回饋意見
- (負) 等級後加負子如 [C-]、[B-]、[A-] 指示未評領隊

促進師項目別評估方法

表三、促進師項目別評估方法
等級 讚美 建議 吸取教訓 測量
A (優) 具體說明動機、作法、改善及優點,且作法說明詳細,讓其他部門得以效法 具體指出問題,並提出具體的建議及所帶來的好處,且建議說明詳細,讓單位可據以進行改善 具體指出單位或與種子及促進師互動、觀察習得之優點,點出自己單位的不足,並擬定可能的未來計畫 使用兩項以上的工具進行衡量,並指出測量結果的意義,及後續處理方式
B (良) 具體說明單位作法及優點,對於作法的說明較為簡化 具體說明單位風險或問題,並說明原則及建議作法,但稍微簡化 具體說明受訪單位或活動中與種子及促進師互動、觀察所得 使用一項的工具進行衡量,並指出測量結果的意義,及後續處理方式
C (可) 指出單位的優點,但不夠具體,無法了解實際作法 指出單位的問題及建議,或提出建議,但建議不夠具體 指出受訪單位或活動中與種子及促進師互動、觀察所得之優點,但不夠具體 提供至少兩種客觀的環境量測數據(註明單位及量測點),且回饋意見過於簡化或無回饋意見
D (差) 過於簡化或僅止於問候,如僅寫專有名詞 僅指出問題或建議過於簡化,如僅寫專有名詞 過於簡化或僅止於問候,如僅寫專有名詞 未使用衡量工具進行衡量,或未註明單位及量測點
E (劣) 無回饋意見 無回饋意見 無回饋意見 無回饋意見

評分方法:

  1. 裁判以上述項目別評估基準評價四個文章(讚美、建議、吸取教訓、測量),各給 A (優)~ E (劣) 的分數。
  2. 接下來,四個分數合併算總和
    • 四個文章分數同等時,如 [AAAA],總分數就是那等 [A]
    • 分數不同等時,如 [BCAB],總分數為其中最低 [C]。
    • 如果點選項目【領隊表現】未完成,分數符號後加負字,如 [C-]、[B-]、[A-]:此類結果視為〝不完成〞。
  3. 成績要取得 [C] 級(含)以上,且沒有加負字,才完成此次促進師任務。每年要完成三次 C 級以上的訪查才維持促進師資格。

常見問題

問:我參加三次訪查,但其中之一我忘了勾選【領隊】的項目。網上看到我的分數為【C、B、C-】。是否我的證書會有問題?

答:是的,您這樣尚未完成基本的任務(三次 C 以上)。您最好向自己醫院的推動組拜託他們再派您去訪查(他們應該高興,因為考察團員越多越好),一直到您時間內符合條件。如果過期但不符合,危險在暫緩促進師資格導致您無法從網上下載證書。如此危險,建議您親自找醫品部商量。


問:突然增加 TRM 的條件,這是什麼回事?請進一步說明。

答:因為 5S 是單位內以及跨單位的溝通運動,理所當然涉及到團隊行為。我們 2013 年已經公告此規劃,2014 年落實。對促進師來講,是必要條件。過渡時期,尚未完成但已經獲得證書的促進師有一年之久補充。 到了 2015年,缺此項的證書皆作廢。
彰基體系已經三年多規定主管都要完成 5S (七章)的課程,且鼓勵一般員工也考慮。應該是毫不奇怪!


問:據說,今年的 TRM 工作坊需要事先筆試。那麼嚴格? !

答:必須條件為大家都〝上完〞課,並沒有要求(但鼓勵)參加〝工作坊〞。親自出席中午的演講或隨時數位學習網皆可。
但注意唷!教練的必需條件之一真的是完成 TRM (七章)的技能培訓工作坊。

監測和協助醫院內遵守 5S 條件(教練)

目標學員

  • 已完成了教練培訓「先決條件」
  • 渴望自我提升,並致力於推動 5S 在自己醫院

先決條件
必須滿足下列所有條件

  • 已完成了TRM(團隊資源管理)系列基礎講座(共七章)
  • 當過實地訪查的領隊且當時的表現獲得 C 級(含)以上的評估
  • 當過5S推動組的組長
  • 當作5S推動組組長獲得 C 級(含)以上的評估(將於 2018 年實施)

如何申請培訓

  • 線上確認你自己的資格(滿足所有先決條件)
  • 作出承諾,你將完成全部培訓課程
  • 與你的部門主管諮詢,並為您的工作日程安排,這樣您就可以參加一月份的訓練營,並在同一年完成其他培訓活動
  • 與你的部門主管協調,使你的名字在主管十二月呈現給醫品部申請人為一月教練訓練營名單上。

課程
訓練一年的過程中,必須完成所有下列項目

  • 教練訓練營
  • 為教練完成 TRM (TeamSTEPPS) 額外模塊
    • 變革管理
    • 教練工作坊
    • 實施工作坊
    • 實踐教學

實踐
訓練一年的過程中,必須完成所有下列項目

  • 教練月報
    • 在實地訪查之後(在種子在線報告之前),教練將參加該部門討論訪查的會議
    • 教練為部門種子撰寫在線報告提供建議
    • 教練為促進師就實地訪查後如何撰寫在線報告提供建議
    • 教練向 5S 推動組成員提供關於他們如何每月評估在線報告的建議
  • 教練季報
    • 教練持續培訓 5S 推動組成員,將其結果與在線醫品部分數進行比較
    • 教練評分和建議其他醫院的 5S 推動組在線報告
  • 在教練自己的醫院負責進行 TRM 培訓
    • TRM 理論(七章基礎講座)
    • TRM 技能(OSCE 工作坊)
  • 醫院之間的現場訪問與經驗教訓的後續報告

認證

  • 完成教練訓練營
  • 按要求的標準完成至少八份月度報告
  • 按照所需標準填寫至少三份季度報告
  • 舉辦至少一個關於 TRM 理論的課程
  • 舉行至少一次 OSCE 的 TRM 技能培訓
  • 完成其他醫院的訪問,並提供符合所需標準的後續報告

當您符合上述要求時,您可以下載「5S 教練」的結業證書。的結業證書。

參考文獻: 必須登錄

實施跨醫院的 5S 講座(講師)

先決條件

  • 完成了培訓,並被認證為5S教練

課程

  • 講師訓練營親自參加
  • 完成WHO系列課程
  • 完成TQM系列課程

實踐

  • 練習準備和講課

認證

  • 教學技能達到所需的能力水準(勝任)