我院 5S 實地訪查作業辦法

我院 5S 實地訪查:種子、促進師、領隊、現場行為、評價規則

意向

大型組織(含醫院)常規監測基礎設施的安全和遵從性;我們的訪查機制基於不同的理念。 [職業安全與衛生檢查清單] (in English)

用不著說,主要目標之一是促進全院乾淨整潔,但除此之外我們還有其他的目的。本方案更鼓勵人欣賞其他部門的作業,且讚美成員的貢獻,進而參與改善工作環境作為一種合作、創新、學習型團隊的一部分。 因此,我們的方案是基於短、頻、『拜訪』(而不是『考察』),以簡潔而有效的互動:由團隊的每個成員讚美一項和建議一項,並不列出缺陷清單。

在活動中有些非常明確訂定的角色:單位協調人(種子),團隊的領導者,團隊成員(促進師)。這是極好的機會付諸實踐的團隊資源管理(TRM)培訓。


安排實地訪查時程表

5S推動組負責安排實地訪查。 時間表應當提前公佈時間,優選為至少未來六個月。

安排受訪單位(部門)

  1. 在一月和七月,從該訪查的部門起草一份排程表(部門應當每年都實行一次實地訪查)。
  2. 與這些部門協商何時方便進行實地訪查,而時間表公佈後應當附著到其帶條件。該部門不應該隨便更改日期,因為此計畫的目標是讓他們準備好在任何時間接受突擊訪查。
  3. 允許例外:如醫院評鑑、懷孕、進修事件

安排訪查團成員(促進師)

  1. 在醫品部網站查尋該醫院的5S促進師名單(無論該認證是有效或是已經暫緩)。
    資格並不局限於當年有效的(其條件為可以下載促進師證書),因為有些員工的認可已暫緩(失效因各種原因如妊娠、進修等)且需要激活其促進師認證。
  2. 安排應確保促進師有機會完成激活的促進師許可的要求;也就是說,每年至少有三個及格的訪查。
  3. 如果一個促進師的訪查報告進行了訪查被評定為不及格,5S 推動組應努力使這促進師有更多的機會在同一年度內實地訪查,希望至少有三次訪查報告成績達到及格標準。
  4. 每個實地訪查應至少有三名隊員(即兩個成員和一名領隊)。
  5. 促進師應與單位主管和5S推動組協商再決定日期,但一旦團隊宣布,不應該改變(例外如懷孕、醫院評審、進修)。這是為了保證隊伍符合最低要求(至少三名成員),同時也培養促進師時間管理。

指定訪查團領隊

  1. 在起草訪查團的時候,5S推動組還應當指定哪位成員要扮演領隊角色。
  2. 「領隊」是個訓練位置,我們鼓勵所有促進師爭取這機會。目標為學習如何有效溝通、執行訪查、控制時間,並與其他團員和部門進行互動。
  3. 因此,每個領隊應該是『菜鳥』(即,一直沒有當過領隊)。這是為了讓所有的促進師有機會扮演此角色。
  4. 然而,學習(培訓)是自願的,所以如果一個促進師選擇不接受這個機會,那麼其他團員(可能曾經當過領隊)可重複接此角色,以確保每個訪查團都有一個領隊。
  5. 當指定每個訪查團的領隊時,5S 推動組應履行上述條件,特別是確認成員願意出任團隊領隊。
  6. 對於那些猶豫是否扮演這個角色的促進師,5S 推動組應明確向他們告知,作為一個訪查團的領隊是被提升到更高5S培訓層次的必須條件。

單位協調人(種子)負責的事情

年初

  • 年初當中間人協商單位(部門)和5S推動組來決定實地訪查日期。

訪查前

  • 隨著訪查的臨近,訪查團領隊將聯繫種子。當時,種子應:
    • 確認應依安排的日期繼續
    • 取消(釐清原因),並通知5S推動組要求重新安排訪查日期。
  • 就在訪查前,預留簡報室,方便做進展報告且與團員交流。
  • 安排哪位要負責進展報告(不一定由種子本人)。
  • 確保投影機可用,且報告電子檔已就緒(病毒掃描好、在當天的簡報室測試播電子檔中包含的視頻)。
  • 與單位(部門)主管商量、決定訪查的範圍:哪些方面是可用的,哪些方面受到限制(因患者隱私、工作限制等)。

在訪查期間

  • 當訪查團進入現場,種子明確對團員說明訪查的範圍及限制(因病人隱私、幹擾工作等)。
  • 第一步,種子(或受訪單位任何人都可以)上線作證輸入團隊成員(團員須協助、確認自己確實被輸入)。同時,輸入哪位扮演領隊角色。
    警告(一):如果團員的名字不再電腦裡面(沒有輸入),該團員將無法上網報告。結果,此次無法得分。
    警告(二):圖員須確保種子把領隊點選好,因為團員都要評估領隊的表現。如果少此項,報告將無法完整的!
    特殊豁免:之前,這些作業不得不在訪查過程中完成;現在時限已延長至訪查當天的午夜(受訪單位任何人都可以登入修改訪查名單)。

訪查後

  • 整理訪查期間提出的意見
    收集訪查團所寫的在線報告
    整理簡報且在部門會議回饋給單位員工
    討論部門如何回應訪查團的意見
    規劃哪些項目要在下次的訪查前施行
  • 以種子身分線上完成部門應對報告(回應意見、未來計劃、和評估領隊的表現)。
  • 在次月(5S推動組及醫品部審核後),上網看看你的報告取得幾分。
    如果分數沒有你預期的那麼高,瀏覽其他部門的報告,以了解如何改善自己寫報告的技術。
    [種子評價基準]

訪查團的領隊要負責哪些事情?

年初

  • 與5S推動組確認他是現任的5S促進師(有資格從網站下載促進師證書)
  • 與5S推動組確認他將參加當年度的實地訪查活動,並承諾按推動組計劃的履行了訪查團的領隊角色。

訪查前

  • 聯繫單位協調人(種子)確認該單位的實地訪查是繼續按計劃進行
  • 聯繫其他團員確保(含有領隊)至少有三名成員。
    如果沒有,即時聯繫5S推動組要求更換團員
  • 立即開始訪查前,請團隊成員到部門外面集合。簡要介紹 【briefing】 (最長5分鐘)如何進行實地訪查,且他們應扮演的角色。要強調的是:
    • 按照領隊的指示,以及任何受訪單位人員的
    • 不進入限制區域、幹擾工作、或騷擾病人的隱私
    • 不照相(如果部門要照相,由種子負責)
    • 進度報告中不要插嘴、問問題(須控制時間),並發問時只釐清簡單的問題。按領隊的指示停著問問題。
    • 禮貌,言語和行為(你是部門的客人)
    • 現場觀摩後,在討論過程中,限制你的意見給一個讚美和一個建議。你的其他想法,可以在線展開報告。
    • 堅持時間表:10分鐘進度報告,10分鐘左右對報告問答; 20分鐘現場檢查; 20分鐘,與部門工作人員交流討論。整個過程(在部門內的時間)不得超過1小時。
  • 完全配合該單位有關服裝、手套、洗手、鞋類等的規則再進入現場。訪查後也按規定把使用的東西還給單位或按規定處理。

在訪查期間

  • 團隊領隊(而非單位種子)是實地訪查的指揮。他負責按照時間表(20分鐘進度報告、20分鐘檢查、20分鐘討論),並保持到時間表。
  • 他還負責對團隊成員的態度和行為,並應鼓勵、告誡、或警告他們,如果他們的行為是不恰當的。如果有必要,中止訪問,並通報5S推動組發生了什麼事。
  • 他還負責引導討論,特別指出,該部門並沒有明確的議題或從上次訪查那些沒有回應的建議。

訪查後

  • 在部門外面,舉辦一個快速的檢討【debriefing】(不超過5分鐘)。這應該包括:
    • 快速匯總本部門的主要結論(讓團隊成員交談)[3分鐘]
    • 針對團員的行為和訪查的實行順序給回饋(領隊講)[1分鐘]
    • 評估領隊的表現當訪查指揮著(團隊成員給予反饋)1分鐘]
  • 以領隊身分線上完成報告(必須由現場參觀後的第二天午夜前完成。我們建議你訪查當天寫以獲得最佳效果)
  • 在次月(5S推動組及醫品部審核後),上網看看你的報告取得幾分。
    如果分數沒有你預期的那麼高,瀏覽其他領隊的報告,以了解如何改善自己寫報告的技術。
    [領隊評價基準]

[5S實地訪查報告填寫說明] 3.8MB (in Chinese)
[5S推動組作業區操作說明] 2.0MB (in Chinese)
[5S醫品部作業區操作說明] 3.9MB (in Chinese)

評分基準一覽

受評單位協調人(種子)

過去:(從上次實地訪查迄今)進度報告
評分 基準
A 符合 B 項,且內容值得他部門仿效
B 針對促進師的建議及單位前一次所擬定的未來計畫具體說明施行狀況,及遇到的困難
C 針對促進師的建議及單位前一次所擬定的未來計畫說明施行狀況,但不夠具體
D 未說明自己單位從上次實地訪查到這次實地訪查,單位5S執行狀況或內容過於精簡
E 未上網輸入
未來:(未來實地訪查前)打算實行的改善計畫
評分 基準
A 符合 B 項,且內容值得他部門仿效
B 針對促進師的建議做出決議,具體的指出未來可能做法及不施行的原因
C 針對促進師的建議做出決議,但未具體的指出未來可能做法
D 拷貝促進師的建議或未針對促進師建議做出回應
E 未上網輸入

考察團成員(促進師)

讚美
評分 基準
A 具體說明動機、作法、改善及優點
B 具體說明單位作法及優點,讓其他部門得已仿效
C 指出單位的優點,但不夠具體,無法了解實際作法
D 過於簡化或僅止於問候
E 無回饋意見
建議
評分 基準
A 明確指出問題,並提出具體的建議及所帶來的好處
B 提出具體的建議
C 提出建議,但不夠具體
D 過於簡化或僅指出問題,未提出建議
E 無回饋意見
吸取教訓
評分 基準
A 具體指出單位或與種子及促進師互動、觀察習得之優點,點出自己單位的不足,並擬定可能的未來計畫
B 具體說明受訪單位或活動中與種子及促進師互動、觀察所得,值得學習之處
C 指出受訪單位或活動中與種子及促進師互動、觀察所得之優點
D 過於簡化或僅止於問候
E 無回饋意見
測量
評分 基準
A 使用兩項以上的工具進行測量,並將測量結果回饋給訪查單位
B 使用一項的工具進行測量,並將測量結果回饋給訪查單位
C 使用一項的工具進行測量
D 未使用衡量工具進行衡量
E 無回饋意見

考察團領隊

評估「領隊反省」的寫作
(a)事先與單位種子聯絡、
(b)訪查前向團員簡要說明、
(c)訪查後即時檢討、
(d)控制時間、
(e)訪查中管控團員行為
評分 基準
A A. 符合B項,並且很詳細,內容值得他部門仿效
B B. 上述5項(a~e)都提到,且有些細節
C C. 上述5項(a~e)都提到
D D. 上述5項(a~e)未完全
E E. 未上網輸入

由考察團現場輔導部門(實地訪查)

On paper inspection

Inter-hospital

[環境10分法李克特量表說明 3.3MB]

  • 單位 5S 種子會與促進師協調訪查日期與時間, 並知會 5S 推動組。日期排定後,促進師若因故無法前往, 須與單位種子協調異動訪查日期,或安排其他促進師前往。異動結果須知會 5S 推動組(總院為醫品部)。
  • 由於訪查並非觀摩,因此,促進師團切勿拍照,僅單位人員可以拍照留存紀錄。 若促進師覺得有必要,經受訪單位同意,一週內 當天可考慮重返單位訪查。
  • 實地訪查的目的在於輔導,而非批評,因此, 促進師須輔導受評單位對於 5S 進度自評表內容之疑慮,並找出單位可改善之處,提供建議, 同時提供互相交流學習的機會。
  • 5S 實地訪查前, 不須要求單位提供 5S 進度自評表,也切勿以自評表質疑單位為何未落實, 因為自評表為單位 5S 推動計畫的藍圖,並非是懲罰的工具。此外, 促進師有義務解答單位 5S 種子對自評表的疑惑。
  • 領隊:實地訪查當天, 促進師團需提早 5 分鐘到達,且先在單位外面選出領隊。
  • 領隊在單位外開會前會取得訪查委員的共識﹝briefing﹞。
  • 在訪查進行中,促進師領隊須嚴格控制時間,絕對不超過一小時,包括三個主要時段:
    1. 網上註冊單種、訪查委員﹝訪查委員從及格名單點選﹞、領隊﹝從蓄存訪查委員名單點選﹞。
    2. 單位 5S 報告及問答 20 分鐘: 10 分鐘由單位報告 5S 推動情況, 10 分鐘由促進師問答,促進師避免在報告時提問。
    3. 實地訪查 20 分鐘:訪查範圍包括該單位所有管理範圍, 若單位拒絕促進師團進入,當下應尊重單位意見, 以利訪查順利進行,訪查後可向 5S 推動組(總院為醫品部)反應。
    4. 意見交流 20 分鐘:由於時間有限,促進師每人只給一個讚美、 一個建議,內容不得與其它促進師重複。 但是,鼓勵促進師在網站上填寫5S訪查報告時,不限一項,可多多提供建議與讚美給單位, 以利受訪單位參考促進師建議擬定未來改善計畫。
  • 領隊在單位外訪查後取得訪查考察團的共識﹝debriefing﹞。
  • 領隊須於訪查日起兩天內完成 5S 訪查報告。
  • 考察團(促進師)須於訪查日起一週內 兩天內(實地訪查當天,或過夜那天)完成單位 5S 訪查報告,
    必填 個項目 :「讚美」、「建議」、個人學習的「收穫」及「測量」
    • 讚美:在這個時代,太頻繁聽到批評,常忘記指出其他人的好。 為了避免這種違拗,我們堅持你您追求這個部門的努力至少一個值得稱道的方面,並討論是如何取得的。
    • 建議:在全面品質管理和 (TQM)、團隊資源管理 (TRM) 的「相互」(TRM-4) 的主持下, 我們的建設性的建議並非只是單純的陳述為"請做得更好"。應創意如何實現所提供的。
    • 收穫:實地訪查主要目的為輔導部門如何落實 5S,但並不反對考察委員趁此機會學習。 誰不從實地考察學習任何東西顯然是不足夠虛心,並且需要使態度調整。
    • 測量:在 2014 年的訓練營中,我們介紹了,每個人都懷揣著的智能手機, 設有測量的先進儀器,特別是對聲光空氣污染。 工作環境的主觀印像是重要的,但客觀的測量也是有意義,促進部門主管商討改善。
  • 種子須於訪查日起算兩週內 一週內參考訪察團網上記錄且經過單位開會討論,完成單位 5S 訪查報告。

吸取教訓:

考察團的意見都公告、透明化,作為教學資源,並讓員工按照自己的進度學習。 在【實地訪查結果】的網頁,每個報告後顯示其評分結果 [A〜E]。 鼓勵員工學習報告之間的差異,從而提高自己的報告水準。

單位內負責 5S 的單一窗口(種子)

理念

為了一個部門內推動 5S,最好特定一位人作為負責日常管理。 我們把此協調人稱為「單位5S種子」,簡稱【種子】。 我們建議部門的每位成員都有機會成為種子,因為雙重利益衍生於提高成員的合作,並減輕協調員的負荷。 該部主管可以考慮每年訓練一兩位​​成員,直到所有成員都完成了基本訓練, 然後輪換成員, 讓每個人只需要執行此任務為一年,此後他可以移交給別人。不應該永遠由最新的、最年輕的員工擔任。

任務

  • 種子對於部門 5S 的推動扮演舉足輕重的角色
    • 必須制定部門內 5S 推動制度,且合理分區、分工給部門的同仁。可依 5S 進度自評表及紅牌大作戰影片的內容, 規劃單位 5S 的推動進度與藍圖。
    • 定期檢討,並留存相關的 5S 推動紀錄。
  • 必須每年安排自己隸屬的單位一次接受「實地訪查」,訪查前由種子負責安排實地訪查相關事宜,包括:
    • 與排定的 5S 促進師(領隊)協調實地訪查日期與時間
    • 實地訪查時部門要用的簡報以及協調報告者(不一定由種子擔任)
  • 實地訪查當天:
    • 協助報告者(不一定由種子擔任)
    • 安排單位嚮導,以利實地訪查作業的進行
    • 實地訪查開始時,網上從合格的促進師列表中,點擊那些促進師到達且哪位當領隊,並請他們確認
  • 實地訪查後一週內,召開單位 5S 會議:
    • 針對促進師的建議,討論是否納入下次計畫
    • 上網填寫實地訪查匯報。填寫內容說明如下:
      • 進度報告:內容須著重於針對上次單位 5S 的執行情況
      • 改善程度:自評是否完成上次改善作業:沒實行、未完成、都完成(三選一)
      • 未來計畫:內容須著重於針對促進師的建議做出回饋,擬定未來一年欲完成的項目,預計如何進行。 (不執行的建議或執行上的困難,請釐清原因)
      • 領隊表現:從種子的立場評估考察團領隊的服務(五分法)
  • 隨時上網查詢結果,讓單位成員知悉,並確認自己匯報的評分

培訓大綱

候選資格

  1. 完成新兵研修營(親自上課、刷卡參加直播、數位學習網任一方法都可)。
  2. 完相關影片(紅牌大作戰)。 2014 年或更早的新兵研修營包含此影片在內,2015 年起學徒須到數位學習網例外完成此項目。

申請培訓

  1. 由學徒在醫品部網站確認資格
  2. 由主管推薦給醫品部
  3. 由醫品部負責幫學徒完成報名手續
  4. 上課時,由學徒須自己負責刷卡報導作業

2015 年起,接受學徒不親自出席課程,且以數位學習網完成之。

結業條件

    • 完成新兵研修營(親自上課、刷卡參加直播、數位學習網任一方法都可)。
    • 完成種子研修營(親自上課、刷卡參加直播、數位學習網任一方法都可)。
    • 完成相關影片(紅牌大作戰)。
    • 負責安排兩次 一次 (2015年起) 自己單位的實地訪查:
      • 實地訪查後把部門討論的計劃網上匯報
      • 成回報每個項目,且取得 C 級(含)以上評價。
      • 評價受評時領隊的表現,且網上寫回饋文章
  1. 2013 年或更早領取促進師證書的學徒根據認可以往的經驗(RPL)規則視為與種子相等經驗。

符合任一上述種子結業條件者可以從網上下載證書,不限制有效時間(一輩子的經驗)。 為了成功下載,需要先提供護照的彩色照片,且保證你上班的醫院人事管理系統正確地提供你的(護照)英文、中文姓名。

種子各項目評估方法

「進度報告」和「未來計畫」的項目單獨評估,然後從結果中創建一個總分:兩個項目都必須達到 C 級以上, 進而點選「追憶完成情況」及「評價領隊表現」,否則此次種子匯報視為【不完成】。 種子必須完成兩次認可報告,才有資格晉升到促進師。如果一年內未完成,就跨年繼續。

 等級  過去進度報告  未來計畫內容
  A (優)  符合 B 項,且內容值得他部門仿效  符合 B 項,且內容值得他部門仿效
  B (良)  針對促進師的建議及單位前一次所擬定的未來計畫具體說明施行狀況,及遇到的困難  針對促進師的建議做出決議,具體的指出未來可能做法及不施行的原因
  C (可)  針對促進師的建議及單位前一次所擬定的未來計畫說明施行狀況,但不夠具體  針對促進師的建議做出決議,但未具體的指出未來可能做法
  D (差)  未說明自己單位從上次實地訪查到這次實地訪查,單位5S執行狀況或內容過於精簡  拷貝促進師的建議或未針對促進師建議做出回應
  E (劣)  未上網輸入  未上網輸入

評分方法:

  1. 裁判以上述項目別評估基準評價兩個文章(進度報告、未來計劃),各給 A (優)~ E (劣) 的分數。
  2. 接下來,倆個分數合併算總和
    • 兩個文章分數同等時,如 [AA],總分數就是那等 [A]
    • 分數不同等時,如 [BA],總分數為其中最低 [B]。
    • 如果點選項目【改善情況】與【領隊表現】任一未完成,分數符號後加負字,如 [C-][B-][A-]: 無論如何(A、B、C),此類結果視為〝不完成〞。
  3. 成績要取得 [C] 級(含)以上,且沒有加負字,才完成此次種子任務。 以這種方式,可以積累點您的「種子結業證書」。
    因為進步了晉升的階梯,需要精益求精, 對於有興趣升為促進師的學員,B(含)以上的成績是必需的。

推薦相伴資料

常見問答

問:我們部門沒有一個受過訓練的種子。是否沒辦法參加實地訪查活動?

答:為了避免部門無法參加實地訪查(如種子放假不在場、尚未有人培訓等), 網上系統允許部門任何現任員工臨時輸入種子該負責的項目。 在【實地訪查結果】網頁,可以查出鍵入的成員。 應該部門內協調,且安排誰做,但是否取得認證須依此規章判斷。


問:我去年連續兩天參加新進人員及種子訓練,當然沒有間隔半年, 但今年已經做過兩次實地訪查當作單位的種子。是否可以被認證?

答:以【RPL】規則判斷


問:我今年已完成兩次種子的任務,但分數不夠入圍促進師後補。怎麼辦?

答:應部門內協調,在給您機會當種子(跨年也可)。經驗累積評估。


問:實地訪查時,點擊考察團的成員及上傳部門報告的人不同,如何認證?

答:因評估網上報告的內容,從而上傳的種子得分。


問:實地訪查時,忘了點選領隊,無法評估【領隊表現】。怎麼辦?

答:點選領隊及評估領隊表現都是種子任務。要完成才及格。

電郵提醒

1.促進師傅完成報告
第一次發信:實地訪查後第二天早上(如訪查為週一、發信為週三)。 此時,所有考察委員已經完成網上報告,方便瀏覽。
種子負責把資料整理、部門內討論、且在規定的時間(一周)內上網匯報。
此信發給訪查部門所有的現任員工。
2.可以寫報告時間快到期了
第二次發信:實地訪查後第七天早上(如訪查為週一、發信為下週一),但只發給未完成部門。 必須完成項目:描述追憶成果、點選完成情況、描述未來計劃、點選領隊表現評分。
種子負責上網匯報。
此信發給訪查部門所有的現任員工。

種子綜合評分基準

針對種子填寫的內容, 5S 推動組會定期每個月審核內容, 並給予由 A~E 級的評分,各級說明如下:

 等級  內容
  A (優)  符合 B 項,且內容為全院標竿,值得作為楷模
  B (良)  符合 C 項,且依計畫詳細說明過去半年成果及執行上的困難, 未來半年計畫為單位參考促進師的意見後討論後,提出的單位計劃
  C (可)  內容包括過去半年成果與未來半年計畫,且依據促進師的建議進行討論並有決議
  D (差)  內容不完整或過於精簡,或拷貝促進師建議
  E (劣)  只安排單位進行訪查,但無上網輸入紀錄
  - (負)  等級後加負子如 [C-] 指示未評領隊

「進度報告」和「未來計畫」的項目單獨評估,然後從結果中創建一個總分:兩個項目都必須達到C級以上, 進而點選【追憶完成情況】及【評價領隊表現】, 否則此次種子匯報視為【不完成】。 種子必須完成兩次認可報告,才有資格晉升到促進師。如果一年內未完成,就跨年繼續。

種子項目別評估方法

 等級  過去進度報告  未來計畫內容
  A (優)  符合 B 項,且內容值得他部門仿效  符合 B 項,且內容值得他部門仿效
  B (良)  針對促進師的建議及單位前一次所擬定的未來計畫具體說明施行狀況,及遇到的困難  針對促進師的建議做出決議,具體的指出未來可能做法及不施行的原因
  C (可)  針對促進師的建議及單位前一次所擬定的未來計畫說明施行狀況,但不夠具體  針對促進師的建議做出決議,但未具體的指出未來可能做法
  D (差)  未說明自己單位從上次實地訪查到這次實地訪查,單位5S執行狀況或內容過於精簡  拷貝促進師的建議或未針對促進師建議做出回應
  E (劣)  未上網輸入  未上網輸入

評分方法:

  1. 裁判以上述項目別評估基準評價兩個文章(進度報告、未來計劃),各給 A (優)~ E (劣) 的分數。
  2. 接下來,倆個分數合併算總和
    • 兩個文章分數同等時,如 [AA],總分數就是那等 [A]
    • 分數不同等時,如 [BA],總分數為其中最低 [B]。
    • 如果點選項目【改善情況】與【領隊表現】任一未完成,分數符號後加負字,如 [B-]:此類結果視為〝不完成〞。
  3. 成績要取得 [C] 級(含)以上,且沒有加負字,才完成此次種子任務。 以這種方式,可以積累點您的「種子結業證書」。
    對於有興趣升為促進師的學員,B(含)以上的成績是必需的。

種子培訓候選人條件:

  1. 已完成 5S 新兵訓練營﹝含5S 影片~紅牌大作戰﹞
  2. 當作單位的成員認真參與自己單位的 5S 常規作業
    (從「新兵訓練營」起算至少間隔半年以上)
  3. 單位主管推薦

符合「5S 種子」培訓條件現任候選人名單

未來展望

增設種子筆試,建立完善驗證【知識】及【技能】的制度,隨後網上可下載【種子結業證書】

相關資料:

常見問答

問:我們部門沒有一個受過訓練的種子。是否沒辦法參加實地訪查活動?

答:為了避免部門無法參加實地訪查(如種子放假不在場、尚未有人培訓等), 網上系統允許部門任何現任員工臨時輸入種子該負責的項目。 在【實地訪查結果】網頁,可以查出鍵入的成員。 應該部門內協調,且安排誰做,但是否取得認證須依此規章判斷。


問:我去年連續兩天參加新進人員及種子訓練,當然沒有間隔半年, 但今年已經做過兩次實地訪查當作單位的種子。是否可以被認證?

答:以【RPL】規則判斷


問:我今年已完成兩次種子的任務,但分數不夠入圍促進師後補。怎麼辦?

答:應部門內協調,在給您機會當種子(跨年也可)。經驗累積評估。


問:實地訪查時,點擊考察團的成員及上傳部門報告的人不同,如何認證?

答:因評估網上報告的內容,從而上傳的種子得分。


問:實地訪查時,忘了點選領隊,無法評估【領隊表現】。怎麼辦?

答:點選領隊及評估領隊表現都是種子任務。要完成才及格。

實地訪查時帶領考察團(領隊)

我們認為團隊領導者的地位對培訓管理技能是非常重要的。 這可能是首次一般的員工必須管理其他人。 從而,成為 5S 推動組成員寧可要求當作實地訪查考察團的領隊。 [B] 級(含)以上表現優良的領隊入圍教練候選人。

相關品質管理手法為「團隊資源管理」 (TRM)。

  • 領導 (TRM-2)
  • 守望 (TRM-3)
  • 溝通 (TRM-6)

實地訪查當天,促進師團需提早 5 分鐘到達, 且先在單位外面選出(或事先指明)領隊。領隊不一定要由最資深的人擔任,建議每次可由不同的人員輪流擔任。 為了給每一個促進師機會當領隊,我們限制可以被認可的次數(一次),除非想嘗試更好的成績。

領隊的任務

  • 實地訪查前 (briefing)
    • 與受評單位的種子人員﹝簡稱「單種」﹞協調,安排訪查時間及細節
    • 實地訪查當天提早 5 分鐘到達, 在單位外開會前會取得訪查委員的共識﹝TRM 所謂的 "briefing"﹞
  • 實地訪查中 (huddle)
    • 先協助、確認〝單種〞輸入訪查委員名單,並指名哪位當作「領隊」
    • 與〝單種〞溝通上次此單位訪查需要追蹤的項目
    • 監管各位訪查委員的行為適當性﹝講話語氣、不允許照相、控制時間、配合領隊的吩咐、尊重單位的指示等﹞
  • 實地訪查後 (debriefing)
    • 實施 5 分鐘檢討,在單位外取得訪查委員的回饋﹝ TRM 所謂的 "debriefing"﹞
    • 兩天內,完成自己當促進師的實地訪查回報
    • 兩天內,上醫品部網站輸入「領隊」的報告

領隊報告內容

  • 關於實地訪查的內容,領隊必須先完成促進師的報告。
  • 只有領隊擁有的部分是「領隊報告」,僅僅是沒有任何限制的文本框。應該在報告中討論的主題包括:
    • 檢討進行一次實地訪問的過程,並指出可以改進的步驟
    • 嚴格評價自己的表現,指出順利的地方,以及哪些方面需要加強
    • 討論扮演領隊的角色,TRM 的重要性
    • 建議關於實地訪查考察團領隊的培訓

領隊評估方法

項目 核查
是否進行以下活動?



Briefing(事先溝通)
單位簡報
 現場訪查
 交流討論
 Debriefing(事後分享)
是否管理促進師行為的適當性?
  時間管控
避免促進師照相
尊重單位意見
維持禮貌
是否維持與單位的良好關係?
評估
層級
分數 備註
0~2 依〝領隊評估檢核表〞
進行檢核,確認當次
實地訪查領隊達成項目
的數量決定領隊的表現。
3~4
5~6
7~8
9~10

院內跨單位推動 5S(促進師)

5S 促進師的任務在於進行跨單位的實地訪查,輔導單位 5S 的推動並給予單位建議。 促進師分為兩個階級:永久資格和現役。

  • 永久資格促進師:為了取得促進師資格,學徒必須完成所有下層(新兵、單位種子)的要求,再著手履行先決條件才參加促進師研修營。 這些步驟後,學生將被註冊為已完成促進師培訓,成為一名【永久資格 5S 促進師】。
  • 現役促進師:我們理解和同情許多員工在日常工作中都非常忙碌,無法投入更多的時間來 5S 活動。 然而,我們的培訓計劃也旨在維持醫院的環境,所以我們鼓勵員工内省且與單位主管協商,考慮踏 5S 晉升的階梯。 實現註冊為永久資格促進師後,每年完成三次實地訪查(不可訪查自己單位),並次年接受【自己知悉來年的變化】之繼續教育,就成為一名【現役 5S 促進師】,且可以從網站下載一年有效的證書。
    失去證書效力:自2015年起證書效期修改為1年,如當年度未達成展延要求,次年即失去證書效力, 無法展延證書效期(列印更新期限之證書)。
    證書展延:欲延長證書有效期限,需於每年進行3次實地訪查並次年接受【自己知悉來年的變化】之繼續教育,方得展延。例如:
    • • A 君目前擁有促進師證書之期限為2015/1/1-2015/12/31,但 A 君 2015 年時並未完成前述要求, 因此 2016 年起即無法列印有效證書
      • A 君希望能夠回復 5S 促進師證書效力
      • 則 A 君可在 2016 年完成 3 次訪查及出席 2017 年初之繼續教育 1 次
      • 如此 2017 年時 A 君即可列印更新效期之證書

促進師培訓的先決條件

  • 完成 5S 新兵訓練
  • 完成 5S 種子訓練(含實地訪查)
  • 完成 TRM ﹝團隊資源管理﹞ ⇒ 7 章節
  • 完成 WHO ⇒ 11 章節

實地訪查後電郵提醒未完成報告的促進師

建議促進師實地訪查當天完成網上報告。 過夜如果尚未完成任一必須項目(讚美、建議、教訓、測量、評估領隊的表現)就會有系統自動寄電子郵件, 提醒您到那天晚上上網寫報告的權限會消失了。逾時不候, 而且影響自己的成績以及負面影響推動組被評價的結果。

促進師綜合評分基準

針對 5S 促進師填寫的內容, 5S 推動組會定期審核內容的品質,並給予由 A~E 級不同的分數,各級說明如下:

等級  內容
  A (優)  符合 B 項,且內容為全院標竿,值得作為促進師之楷模
 B (良)  符合 C 項,且明確指出單位的問題並提供具體的建議給單位參考
 C (可)  完整填寫讚美、建議與吸取的教訓
 D (差)  未完整填寫讚美、建議與吸取的教訓,或內容過於簡化
 E (劣)  只進行單位訪查,但無回饋意見
  - (負)  等級後加負子如 [C-]、[B-]、[A-] 指示未評領隊

促進師項目別評估方法

 等級  讚美  建議  吸取教訓  測量
  A (優)  具體說明動機、作法、改善及優點  明確指出問題,並提出具體的建議及所帶來的好處  具體指出單位的好處,點出自己單位的不足,並擬定可能的未來計畫  使用兩項以上的工具進行測量,並將測量結果回饋給訪查單位
  B (良)  具體說明單位作法及優點,讓其他部門得已仿效  提出具體的建議  具體說明單位值得學習之處  使用一項的工具進行測量,並將測量結果回饋給訪查單位
  C (可)  指出單位的優點,但不夠具體,無法了解實際作法  提出建議,但不夠具體  指出單位的優點  使用一項的工具進行測量
  D (差)  過於簡化或僅止於問候  過於簡化或僅指出問題,未提出建議  過於簡化或僅止於問候  未使用衡量工具進行衡量
  E (劣)  無回饋意見  無回饋意見  無回饋意見  無回饋意見

評分方法:

  1. 裁判以上述項目別評估基準評價四個文章(讚美、建議、吸取教訓、測量),各給 A (優)~ E (劣) 的分數。
  2. 接下來,四個分數合併算總和
    • 四個文章分數同等時,如 [AAAA],總分數就是那等 [A]
    • 分數不同等時,如 [BCAB],總分數為其中最低 [C]。
    • 如果點選項目【領隊表現】未完成,分數符號後加負字,如 [C-]、[B-]、[A-]:此類結果視為〝不完成〞。
  3. 成績要取得 [C] 級(含)以上,且沒有加負字,才完成此次促進師任務。 每年要完成三次 C 級以上的訪查才維持促進師資格。
    對於有興趣升為教練的學員,B(含)以上的成績是必需的。

5S 促進師培訓時程表

常見問答

問:我參加三次訪查,但其中之一我忘了勾選【領隊】的項目。網上看到我的分數為【C、B、C-】。是否我的證書會有問題?

答:是的,您這樣尚未完成基本的任務(三次 C 以上)。 您最好向自己醫院的推動組拜託他們再派您去訪查(他們應該高興,因為考察團員越多越好),一直到您時間內符合條件。 如果過期但不符合,危險在暫緩促進師資格導致您無法從網上下載證書。如此危險,建議您親自找醫品部商量。


問:突然增加 TRM 的條件,這是什麼回事?請進一步說明。

答:因為 5S 是單位內以及跨單位的溝通運動,理所當然涉及到團隊行為。 我們 2013 年已經公告此規劃,2014 年落實。對促進師來講,是必要條件。 過渡時期,尚未完成但已經獲得證書的促進師有一年之久補充。 到了 2015年,缺此項的證書皆作廢。
彰基體系已經三年多規定主管都要完成 5S (七章)的課程,且鼓勵一般員工也考慮。應該是毫不奇怪!


問:據說,今年的 TRM 工作坊需要事先筆試。那麼嚴格? !

答:必須條件為大家都〝上完〞課,並沒有要求(但鼓勵)參加〝工作坊〞。親自出席中午的演講或隨時數位學習網皆可。
但注意唷!教練的必需條件之一真的是完成 TRM (七章)的技能培訓工作坊。

院內跨單位推動 5S(促進師)

5S 促進師的任務在於進行跨單位的實地訪查,輔導單位5S的推動並給予單位建議。 每位促進師每半年至少有三次實地訪查(一年六次) 每年至少有三次實地訪查,且不可訪查自己單位。

電郵提醒

1.提醒未完成報告的促進師
建議促進師實地訪查當天完成網上報告。 過夜如果尚未完成任一必須項目(讚美、建議、教訓、測量、評估領隊的表現)就會有系統自動寄電子郵件, 提醒您到那天晚上上網寫報告的權限會消失了。逾時不候, 而且影響自己的成績以及負面影響推動組被評價的結果。

促進師綜合評分基準

針對 5S 促進師填寫的內容, 5S 推動組會定期審核內容的品質,並給予由 A~E 級不同的分數,各級說明如下:

 等級  內容
  A (優)  符合 B 項,且內容為全院標竿,值得作為促進師之楷模
 B (良)  符合 C 項,且明確指出單位的問題並提供具體的建議給單位參考
 C (可)  完整填寫讚美、建議與吸取的教訓
 D (差)  未完整填寫讚美、建議與吸取的教訓,或內容過於簡化
 E (劣)  只進行單位訪查,但無回饋意見
  - (負)  等級後加負子如 [C-] 指示未評領隊

促進師項目別評估方法

 等級  讚美  建議  吸取教訓  測量
  A (優)  具體說明動機、作法、改善及優點  明確指出問題,並提出具體的建議及所帶來的好處  具體指出單位的好處,點出自己單位的不足,並擬定可能的未來計畫  使用兩項以上的工具進行測量,並將測量結果回饋給訪查單位
  B (良)  具體說明單位作法及優點,讓其他部門得已仿效  提出具體的建議  具體說明單位值得學習之處  使用一項的工具進行測量,並將測量結果回饋給訪查單位
  C (可)  指出單位的優點,但不夠具體,無法了解實際作法  提出建議,但不夠具體  指出單位的優點  使用一項的工具進行測量
  D (差)  過於簡化或僅止於問候  過於簡化或僅指出問題,未提出建議  過於簡化或僅止於問候  未使用衡量工具進行衡量
  E (劣)  無回饋意見  無回饋意見  無回饋意見  無回饋意見

評分方法:

  1. 裁判以上述項目別評估基準評價四個文章(讚美、建議、吸取教訓、測量),各給 A (優)~ E (劣) 的分數。
  2. 接下來,四個分數合併算總和
    • 四個文章分數同等時,如 [AAAA],總分數就是那等 [A]
    • 分數不同等時,如 [BCAB],總分數為其中最低 [C]。
    • 如果點選項目【領隊表現】未完成,分數符號後加負字,如 [C-]:此類結果視為〝不完成〞。
  3. 成績要取得 [C] 級(含)以上,且沒有加負字,才完成此次促進師任務。 每半年 每年 要完成三次 C 級以上的訪查才維持促進師資格。
    對於有興趣升為教練的學員,B(含)以上的成績是必需的。
  • 5S 新兵訓練營及課後測驗
  • 數位學習網:5S 影片~紅牌大作戰
  • 完成 TeamSTEPPS ﹝團隊資源管理, TRM﹞課程(2013年宣告,2014年起執行)
  • 5S 種子訓練營(與新兵訓練營至少間隔半年)
  • 5S 促進師訓練營(與種子訓練營至少間隔半年), 且完成課後作業,且達 C 級以上

5S 促進師培訓時程表

常見問答

問:我參加三次訪查,但其中之一我忘了勾選【領隊】的項目。網上看到我的分數為【C、B、C-】。是否我的證書會有問題?

答:是的,您這樣尚未完成半年的基本任務(三次 C 以上)。 您最好向自己醫院的推動組拜託他們再派您去訪查(他們應該高興,因為考察團員越多越好),一直到您時間內符合條件。 如果過期但不符合,危險在暫緩促進師資格導致您無法從網上下載證書。如此危險,建議您親自找醫品部商量。


問:突然增加 TRM 的條件,這是什麼回事?請進一步說明。

答:因為 5S 是單位內以及跨單位的溝通運動,理所當然涉及到團隊行為。 我們去年已經公告此規劃,今年打算落實。對促進師來講,是必要條件。 過渡時期的2014年,尚未完成但已經獲得證書的促進師有一年之久補充。 到了 2015年,缺此項的證書皆作廢。
彰基體系已經三年多規定主管都要完成 5S (七章)的課程,且鼓勵一般員工也考慮。應該是毫不奇怪!


問:據說,今年的 TRM 工作坊需要事先筆試。那麼嚴格? !

答:必須條件為大家都〝上完〞課,並沒有要求(但鼓勵)參加〝工作坊〞。親自出席中午的演講或隨時數位學習網皆可。
但注意唷!教練的必需條件之一真的是完成 TRM (七章)的技能培訓工作坊。

經過跨院考察追求 5S 卓越的應用

作為一個學習型組織,我們鼓勵員工追求自我加強和相互學習。 我們的做法視入門級別(新兵、單位種子)為所有員工的基本培訓。 因此,這兩項包含在新進人員的教育及實習內。 然而,更高階級的培訓取決於員工想要做。 我們負責提供訓練及實習,但員工需決心爭取機會、安排自己的路徑來滿足指定的先決條件。 從促進師的觀點來看,跨院考察是好機會拓寬自己的視野且晉升。

從 2014 年開始,每半年進行一次;由醫品部安排到各推動 5S 的醫院,追求卓越的項目可推薦參加年終發布會給大家學習。 考察團一到了醫院,團員就有半天的時間搜索、查找、做筆記、拍照。訪查後,在兩天內要把書面報告和電子照片寄回醫品部 (團員的畫報都掛在網站方便悠閒地瀏覽)。
其次,在一個月內舉辦相關論壇(半年一次)。除了理所當然在場的考察團員之外開放給有心學習的員工。入場的人都取得投票權。 由聽眾投票選拔前十名。
年底舉辦決賽兼發佈會。對於論壇所入圍的二十個項目由項目開發人員親自上台說明。 各類冠軍以聽眾的票數決定,進而過了不久於總院禮拜堂舉辦頒獎典禮。

跨院考察規則

  • 團員資格:領取 5S 促進師有效證書(從網站下載)
  • 到一家醫院訪查的考察團人數最多七位(不含醫品部領隊)
  • 每年一月底前公告整年的訪查時程表,由資格的促進師根據公告的規定提出申請團員的位置,先到先得,額滿為止。
  • 不得參加自己隸屬的醫院考察
  • 團員自己安排請私假(醫品部不提供公假,因為是寶貴學習的機會,視為促進師應爭取之)
  • 每位團員每半年僅限於參加一次(半天的)考察
  • 在一家醫院,每位團員最多推薦十個項目
  • 訪查遠程醫院(屏基、東基)時,團員要自己吸收交通費,但受評醫院負責膳食和宿舍。細節請洽醫品部。

如何評估團員的表現?

  • 如果團員參加但不回報,視為無效。
  • 如果團員參加且回報,視為寶貴的經驗。從而在【我 5S 階級紀事】的『是否促進師參加跨院考察團(Y=是)』 ⇒ Y。
  • 如果團員有意培訓為教練或講師,也必須完成以下條件:
    • 參加跨院考察相關論壇(在一個月內)
    • 以刷卡系統記錄入場、出場的時間
    • 全程在場:刷卡紀錄佐證(為了公平,沒有全程參加的聽眾所投的票不列入選拔計算)
    到這為止,在【我 5S 階級紀事】的『是否促進師完成跨院考察團任務(≥C 為完成)』 ⇒ D ,證明參加論壇但未完成。
    • 審核各各上台推薦的報告,且完成投票作業
    • 上台介紹(三分鐘)自己推薦的項目,說服聽眾為何應投票給該項目入圍
    若符合上述所有的條件,在【我 5S 階級紀事】的『是否促進師完成跨院考察團任務(≥C 為完成)』 ⇒ C。

加分項目

  • 考察後的論壇,自己推薦的項目入圍前十名(證明評估能力實在)。
    在【我 5S 階級紀事】的『是否促進師完成跨院考察團任務(≥C 為完成)』 ⇒ B。
  • 在年終發布會,自己推薦的項目得獎(有先見之明)。
    在【我 5S 階級紀事】的『是否促進師完成跨院考察團任務(≥C 為完成)』 ⇒ A。