如何進行5S推動組的工作

有關會議、實地訪查、年度報告等的細節

管理院內5S活動(推動組)

經過這幾年來密集的促進師訓練,各家醫院應該有眾多合格的促進師。在輔導集團醫院會議中就如TQM時代一樣,都鼓勵各家醫院建立5S推動組。

任務

  • 院內推廣 5S
  • 年初擬定年度計畫,年底整理年度成果報告,寄給醫品部
  • 安排單位的實地訪查
  • 評估實地訪查的在線報告
  • 培訓推動組成員評估實地訪查在線報告
  • 每年推薦修課人員給院方
  • 定期舉行會議,審查推動組的工作

推動組的成員

5S推動組的成員為5S促進師,由於部分醫院促進師為數眾多,因此,可從促進師團中挑選推動組的人員,不一定所有促進師每年都要參加(建議最多十名)。以輪流方式讓每位促進師參加推動組,且當作主席。這樣發揮基本管理培訓的目的。建議參加推動組為一年,可以連任一次,然後休息至少一年再進推動組。每年留三分之一連任,換三分之二左右(如推動組有十名,留兩、三個,其他的換掉,交給別的促進師學習)。在有促進師沒當過推動組主席的時候,主席不得連任。

主席在被任命為主席之前應具有推動組成員的經驗(至少一年),並有經驗實地訪查時充當領隊。

依過去的經驗,看到過很多醫院一開始的一年或兩年千方百計的推行活動,然後走向滅亡,留下褪色的海報作為唯一的證據表明醫院曾經有一個5S運動的結果。 我們的目的是長期推動:這些步驟是防止把所有的責任就只有幾個人,並讓他們從無奈退出。

作業辦法

5S 推動組年度計畫
  • 新推動組成員和主席應在前一年的12月被決定。接下來(在12月),新的主席應該從現任的主席正式移交。然後,他們兩位一起擬定5S推動組來年的計劃。其計畫在農曆過年前完成並公佈。
  • 該計劃應該概述如何使用諸如海報展覽、多媒體顯示器和其他創新想法之類的選項在全年推廣5S。
  • 每年,推動組應選擇1〜3個感興趣的話題全年推廣; 這些可以同意醫品部公佈的醫院間計劃,和/或可以具體針對自己醫院。講座、海報、視頻和實地訪查都可用於宣傳這些主題。示例:減少碳足跡、降低噪音、改善空氣質量、整理電腦佈線等。
  • 5S推動組還負責確保在年度計劃中處理與美觀、清潔和環境安全相關的醫院評鑑的所有要求。
  • 年底時,應對年度計劃進行審計以完成,並將最終報告發送給醫品部。計劃中未完成或未開始的項目在計劃次年的計劃時結轉進行討論。
安排單位的實地訪查

(a) 剛剛加入5S計劃的醫院(未滿2年)

不要太早地開始實地訪查計畫,因為很容易產生焦慮來自誤解訪查是為了找出管理的缺陷。此外,在這個階段,您的醫院沒有足夠認證的促進師可組建實地訪查團隊。考慮這是學習和建立基礎的準備階段。

在第一個半年,專注於基本要素,每時段一個“S”:例如,
在頭兩個月,參與部門專注於學習和實施第一個“S”:想要的和不想要的 - 如何拋棄過時的材料。
對於後兩個月,添加第二個“S”:一切都有一個地方,其位置由使用頻率決定(額外的運動消除)
在這半年的最後兩個月,第三個“S”:建立保持工作場所干淨整潔的習慣,一切都在它的位置。

為參加者安排全院的活動,以便交流和分享經驗和想法。
• 等到下半年,試驗數量有限的“示範”實地訪查作為促進方法的手段。
• 第二年啟動實施5S實地訪查計畫,旨在對每個部門進行半年一次的實地訪查。

(b) 成熟5S計劃的醫院(≥3年)

  • 在每年的一月,聯繫所有部門關於來年的實地訪查(5S計畫啟動後前5年自願參加,其後強制所有部門參加)。
  • 同樣在1月,向院內所有促進師詢問他們是否願意參加今年的最少3次實地訪查。
  • 以目標計劃實地訪查:
    † 每部門每年進行一次實地訪查
    † 每名促進師每年進行三次實地訪查
    † 實地訪查團隊必須有指定的領隊
    † 實地訪查團隊必須由至少3名促進師(領隊和至少2名其他促進師)
    該年可執行的部門數(實地訪查):促進師數/ 3
    如果此數字少於所需部門數,則
    策略:
    1. 看看已經獲得認證並在該醫院工作的更多促進師將於今年加入該計劃
    2. 每年,推薦更多的學員參加促進師培訓
    3. 延長超過一年的實地訪查(計畫最多3年的時間表,在此期間所有部門至少接受一次實際現場訪問)
    4. 在部門沒有被安排實際現場訪查的年份中,規劃這些部門進行桌面/書面報告(2017年新增)。
    注意:不要“強迫”促進師做超過所需的訪查次數,只是為了每年可以檢查醫院的“所有”部門。 這將導致5S計畫變得不可持續,因為促進師反抗工作量!
  • 在農曆過年之前,宣告全年的時間表,宣布每個部門將訪問的日期和時間。除了後來的衝突,例如醫院評鑑之外,該部門不應更改。
  • 通知每位5S促進師他被分配的日期和部門,且每次訪查時哪位團員將作為領隊。
  • 當促進師需要額外的訪查來提高自己的分數時,將他們添加到已經宣布的團隊(不要僅為他們安排額外的訪查)。
  • 如果醫院幸運地有足夠多的促進師來訪查所有預期的部門,最少有3個促進師,那麼在每個訪查小組中增加更多的促進師,直到所有促進師有機會完成“現役”狀態所需的三次訪查。實地訪查受益於更多的團隊成員。
5S推動組成員評估實地訪查在線報告
  • 在主席決定的時間(1月或在每次季度會議),推動組訂定時程表分配成員評估在線報告。由於報告在訪查後一週內將完成,建議負責評估的成員在訪查後10天內完成作業,並親自把結果儲存到資料庫。最晚,完成此評分的截止日期是訪查後的次月12日(因為月底的訪查須一週的時間完成任務)。之後,評估的權限將不再可用。成員必須慢慢思考、考慮給予什麼分數,因為一旦儲存了結果就不能再改變。
  • 推動組成員討論,也許在非季度月份的會議,他們在評估報告中遇到的困難,以及成員的分數如何與醫品部的認可得分相比。要求成員親自儲存以便可以監測與其他成員的統一性進展。最終目標是醫院5S推動組將負責認可成績,且不再依賴醫品部。在過渡期,醫品部分數是認可結果,推動組成員不必擔心自己給的分數會影響員工的成績。
    過去,有些推動組一直等到月度會議,在與所有人討論後決定分數,他們任意指派某人登錄並將得分儲存在資料庫中。這種方法不推薦,因為違反了監測個人成長的目的。由於推動組成員每年都更換,一個共識的方法不是可行的方法的連續性。
  • 在主席分配成員評估線報告的時候,主席還應指定一名推動組成員負責總結最近一個季度的結果(每季不同成員)。本摘要應突出討論評估的結果,還包括參考5S網站上其他醫院5S推動組的比較。指定的成員應在季度會議上報告。
  • 由於成為推動組成員是我們管理培訓的一部分,主席應確保各種活動通過輪流分配給不同的成員,給予他們所有的學習機會。舉例來說,總結在線報告評分作業的成員應該是每個季度不同。
定期舉行會議,審查推動組的工作

認可季度會議 (3月、6月、9月、12月)

開會時間: 建議最多1小時。
建議的開會議程是上半部聆聽報告但不討論(被指定的推動組成員準備並提交報告),然後在下半部討論其報告結果。最後,宣布推動組對下季度的活動。主席負責遵守時間準則,並防止會議墮落為沒有取得成果的會議。
12:15~12:20 (5 分鐘) 主席報告
12:20~12:25 (5 分鐘) 實地訪查的管理報告
12:25~12:30 (5 分鐘)成員評估實地訪查報告的彙報
12:30~12:35 (5 分鐘) 推動組5S年度計劃進展報告
12:350~13:10 (35 分鐘) 討論及臨時動議
13:10~13:15 (5 分鐘)分配及宣布下一季度的5S計劃

會議記錄上傳到醫品部網站如下,供輔導集團醫院參閱:

  1. 秘書完成會議記錄
  2. 諮詢教練,了解會議紀要是否符合5S計劃要求
  3. 主席確認會議記錄並批准(簽署)
  4. 該報告在季度月末之前上傳到醫品部網站
目標:審查推動組的工作,並上傳季度會議報告。

此外,在非季度月份內,推動組成員(尤其是首次入推動組的成員)可能感到需要與其他推動組成員進行諮詢和互動,討論如何評估實地訪查的在線報告 。
這些工作會議可以通過推動組成員之間的相互協議非正式地安排,並且只要感興趣且時間方便可以有少數或多數成員參加。 會議記錄不必保留,但通過討論澄清並具有總體利益的要點應在下一季度推動組會議上進行匯總和報告。

參加教練所舉辦的課程
  • 審查線上的報告例子,包含他人寫的,還有促進師自己寫的,來討論什麼構成一個好的報告。練習寫報告,由教練評論和修正,以提高每個促進師的技能。
  • 角色扮演練習如何使用團隊資源管理(TeamSTEPPS)技術來處理在實地訪查期間可能發生的人與人之間問題。
評估其他醫院的季度報告

這個練習的目的是相互學習,而不是看看誰是最好的或最壞的。所以,只有以下三個等級之一:[A] 出色,有其他醫院應該學習,[B] 可接受和[C] 沒有做,或缺少太多的基本特徵的點。每季,整個推動組成員討論以及取得共識,如何評價其他參與醫院(推動組給每家醫院一個分數)。除此之外,推動組還應為每所醫院提供兩句:(a)一個讚揚、(b)一個建議。

該季度負責整理的成員應該總結推動組討論中所學到的內容,以及如何利用它來改進推動組自己的作業。該成員還整理其他醫院對自己醫院提供的評論及分數,並提出了哪些建議。調查結果應該在下一季度會議上提出。

在輔導集團「5S推動」年會代表醫院發表
在年底(12月),推動組主席(組長)將代表醫院參加院際發表會,並口頭簡報推動組一年來的成果。

參考文獻:

評估推動組的績效

分數每天更新,但由於時間表因醫院而異,因此結果在全年累積,只顯示累計總數。 所有參與的醫院可以看到對方的結果,用於比較和基準。

  • 實地訪查品質。圖1 顯示了每家醫院進行的實地訪查次數,以及指揮中心(目前為醫品部)對其線上報告達到合格等級(C或更好)的百分比。結果由種子、訪查團的領隊和團隊成員匯總。感興趣的欄可以通過點擊其標題從高到低或從高到低排序。
  • 線上實地訪查報告每個編寫區塊的內容品質。圖2 顯示了四個結果:讚美、建議、測量、經驗教訓。顯示的百分比是由監測組(目前為醫品部)評估為合格(C 級或更好)的內容。

為確保醫院之間的公平性和可比性,“監測組” 給出顯示的分數,並用於認證,目前是醫品部。隨著醫院獲得經驗,這個角色將交給 5S 推動組和教練。

 

圖3、用於計算醫院評分的方程。
圖4、醫院評分按等級分層。

 

圖5、推動組成績與監測組(醫品部)的比較。

 

參考文獻: